¿Cómo llevar el control de stock de un comercio sin perder plata ni tiempo?

Qué es el control de stock (y qué no es)

El control de stock es llevar la cuenta de cuánta mercadería tenés, de dónde salió y a dónde fue. No es contar todo una vez por año: es que el número esté bien todos los días, para que puedas vender sin prometer lo que no tenés y comprar sin llenar el depósito de lo que no sale.

Un buen control responde tres preguntas en cualquier momento: cuánto hay de cada producto, qué hay que pedir esta semana y por qué falta lo que falta. Si alguna de las tres te obliga a ir a mirar el estante, el control todavía no está.

Cómo se hace, en cuatro rutinas

No hace falta un método complicado. Lo que funciona en un comercio chico o mediano son cuatro costumbres, con o sin sistema:

• Stock mínimo: para cada producto, el número por debajo del cual hay que pedir. Una forma simple: lo que vendés por día, por los días que tarda el proveedor en entregar, más un margen. Si vendés 6 por día y el proveedor tarda 5 días, con un margen de 10 unidades el mínimo es 40.
• Conteos parciales: en vez de un inventario anual que obliga a cerrar, contá un grupo de productos por semana, empezando por los que más se venden o los más caros. En un par de meses pasaste por todo.
• Diferencias: cuando lo contado no coincide con el sistema, corregí el número y anotá el motivo (rotura, vencido, error de carga, faltante). Una diferencia sin motivo se repite; una con motivo te muestra dónde se va la plata.
• Reposición: una vez por semana, mirá qué quedó bajo el mínimo y armá el pedido desde esa lista, no de memoria.

Por qué la planilla se queda atrás

Una planilla de Excel sirve para empezar, pero tiene un problema de fondo: no se entera de las ventas. Alguien tiene que restar a mano lo que se vendió, y el día que no se hace, el número deja de ser confiable y nadie sabe desde cuándo.

Un sistema de control de stock descuenta cada venta en el momento en que se cobra, suma lo que entra y deja anotado cada cambio. La planilla te dice cuánto había cuando la actualizaste; el sistema te dice cuánto hay ahora.

Arrancar sin cargar todo a mano

El paso que más cuesta es el primero: cargar los productos. Key trae un catálogo de más de 168.000 productos argentinos con su código de barras; al escanear uno que no tenés cargado, se completan el nombre, la marca y la categoría, y vos ponés el precio.

Para el stock inicial está la carga masiva: escaneás lo que hay en la góndola y cada producto entra con 1 unidad; si lo volvés a escanear, suma otra. Contar y cargar pasa a ser lo mismo.

• Unidades fraccionadas: kilo, litro, metro y metro cuadrado (0,350 kg; 2,5 m)
• Productos que no necesitan control de stock se pueden marcar para que no lo midan
• En un combo, el stock se calcula solo a partir de lo que hay de cada componente

Cada venta descuenta, y cada movimiento queda anotado

Cuando cobrás en el punto de venta, el stock baja solo. Si vendés también por Tiendanube, las ventas online descuentan del mismo stock, y los cambios de stock se sincronizan en los dos sentidos. Una devolución vuelve a sumar.

Cada producto tiene su pestaña de movimientos: salidas por venta, entradas por compra, devoluciones y ajustes, con la cantidad, el motivo y la fecha. Cuando un número no cierra, ahí ves qué pasó sin reconstruirlo de memoria.

Stock mínimo, conteos y ajustes

Cargás el stock mínimo de cada producto —o de muchos a la vez con la edición masiva, que te muestra el resultado antes de confirmar— y Key te avisa cuando un producto queda por debajo, incluso al celular en el momento de la venta.

En el listado de inventario tenés a la vista cuántos productos están «A reponer» (bajo el mínimo) y cuántos «Sin stock»; tocás cualquiera de los dos y la lista se filtra. Esa es la lista del pedido de la semana.

Cuando contás y el número no coincide, lo corregís desde el listado o con el ajuste rápido de la ficha del producto. El cambio queda registrado como ajuste (positivo o negativo) con su motivo en el historial, así la diferencia no desaparece: queda explicada.

Depósitos, transferencias y compras (según el plan)

Si tenés más de un lugar con mercadería —el salón y el depósito, o dos locales—, según el plan Key lleva el stock por ubicación, registra las transferencias entre una y otra y te sugiere qué reponer. El conteo se hace por ubicación, con el progreso de lo que ya contaste.

También según el plan, las compras a proveedores suman stock y actualizan el costo al recibirlas, y la factura del proveedor se puede cargar con una foto. La recepción es de la compra entera, no renglón por renglón.

Lo que Key no hace (para que lo sepas antes)

Key no lleva lotes ni fechas de vencimiento, no registra números de serie y no emite remitos. Tampoco genera una orden de compra para mandarle al proveedor.

Si tu negocio necesita trazar lotes o vencimientos —una farmacia, una distribuidora de alimentos con rotación por vencimiento— o controlar equipos por número de serie, te conviene un sistema pensado para eso. Si lo que necesitás es saber cuánto tenés, qué reponer y por qué falta, Key lo resuelve desde el mostrador. Los planes y lo que incluye cada uno están en la página de precios.