¿Qué sistema de gestión necesita una distribuidora?

Un comercio minorista cobra y se olvida. Una distribuidora vende hoy, cobra a treinta días, tiene un vendedor que cerró la venta y un proveedor al que también le debe. Son cuatro relojes distintos corriendo sobre la misma mercadería, y el sistema tiene que llevarlos todos o no sirve para nada.

1. La cuenta corriente, que es el negocio

Cada cliente tiene su cuenta con saldo y estado de cuenta: qué se le vendió, qué pagó, qué queda. Los pagos se descuentan del saldo total de la cuenta, y el estado de cuenta muestra cada venta y cada pago, así "el Chino debe $840.000" se puede abrir y ver de dónde sale el número.

Del otro lado, el listado de deudores ordenado por lo que más duele es lo que convierte la cobranza en una tarea de la mañana y no en una sorpresa de fin de mes. También existe el caso inverso —el cliente que pagó de más o dejó un adelanto— como crédito a favor, para que no termine como un papel en un cajón.

2. Los vendedores: quién vendió qué

Cada venta registra quién la hizo, y el historial de ventas se puede filtrar por vendedor. Con eso ves qué colocó cada uno en el período que te interese. Key no calcula comisiones: si las pagás, las liquidás vos a partir de ese historial.

3. Las compras, que es donde se define el margen

Según el plan, cada compra queda pendiente hasta que la mercadería llega; cuando la marcás como recibida —la compra entera, no renglón por renglón—, suma el stock y actualiza el costo. La factura del proveedor se puede cargar con una foto en vez de tipearla (la cantidad de facturas por mes depende del plan), y podés comparar lo que te cobra cada proveedor por el mismo producto. Después ajustás los precios de venta con la edición masiva, por porcentaje o monto fijo.

Los pagos a proveedores van a su propia cuenta corriente, así sabés en todo momento cuánto le debés a cada uno.

4. Depósitos: dónde está cada cosa

Si tenés más de un depósito —o depósito y mostrador—, el stock vive por ubicación y no en un número consolidado que no le sirve a nadie para reponer. Las transferencias entre depósitos quedan registradas y el sistema sugiere qué reponer. Todo esto depende del plan.

Es la diferencia entre "hay 40" y "hay 40, pero 38 están en el depósito de atrás y el que vende tiene 2".

5. El que compra más, paga menos

El que compra un pallet no paga lo mismo que el que compra tres cajas. Key no maneja listas de precios por cliente, pero sí promociones que se activan por cantidad mínima o por monto mínimo de compra: descuentos por producto, categoría o marca, o sobre el total, que se pueden limitar por día de la semana. La promo se aplica sola cuando la venta califica, en vez de quedar en la cabeza del que atiende.

Nuestra opinión

La mayoría de las distribuidoras que todavía trabajan con planillas no tienen un problema de stock: tienen un problema de cobranza que no se ve. La mercadería se cuenta porque está ahí y ocupa lugar; la cuenta corriente no ocupa lugar, y por eso se descubre tarde.

Antes de pagar, pedí ver con datos tuyos el estado de cuenta de un cliente con tres ventas a cuenta y dos pagos parciales, y la lista de deudores. Si esas dos no son limpias, el resto no importa. Está todo en funcionalidades, y se prueba 7 días. Es Comercial Pro y no pedimos tarjeta: el día 7 elegís tu plan.