Cómo anular una factura en ARCA: la nota de crédito paso a paso

Hiciste una factura con un error, el cliente te devolvió la mercadería o directamente la venta no se hizo. La pregunta es la misma: ¿cómo anulo una factura en ARCA? La respuesta corta es que una factura con CAE no se borra: se anula con una nota de crédito. Acá está el paso a paso y lo que pide la normativa.

1. ¿Se puede borrar una factura electrónica?

No. Cuando ARCA autoriza una factura le asigna un CAE (Código de Autorización Electrónico) y ese comprobante queda registrado con su número. No existe un botón para borrarlo ni para editarlo. Lo que se hace es emitir otro comprobante que lo compensa: la nota de crédito.

La excepción es la factura que nunca llegó a tener CAE: un borrador o un comprobante que ARCA rechazó. Ese no existe para ARCA, así que no hace falta ninguna nota de crédito; se descarta y listo.

2. Requisitos previos

• Clave fiscal con el servicio Comprobantes en línea habilitado (o el sistema de facturación con el que emitiste).
• Los datos de la factura a anular: tipo (A, B o C), punto de venta y número, fecha e importe.
• Saber si anulás todo (nota de crédito por el total) o una parte (por lo que se devolvió o se descontó).

3. Las reglas de la nota de crédito (RG 4540)

La Resolución General 4540/2019 fija las condiciones. Las que más se olvidan:

• La emite el mismo que facturó, nunca el cliente.
• Va al mismo receptor de la factura original.
• Tiene que indicar la factura asociada (su número) o el período que ajusta.
• Plazo: 15 días corridos desde que surge el hecho que la justifica (la devolución, el descuento, el error detectado).
• Misma letra que la factura: a una Factura A le corresponde una Nota de Crédito A; a una B, una NC B; a una C, una NC C. Si tenés dudas sobre qué letra usar, está explicado en factura A, B o C: cuál corresponde.

4. Paso a paso en Comprobantes en línea

1. Entrá a ARCA con tu CUIT y clave fiscal.
2. Abrí Comprobantes en línea y elegí la empresa (el CUIT) con la que facturás.
3. Tocá Generar comprobantes.
4. Elegí el mismo punto de venta de la factura y, como tipo, Nota de Crédito de la misma letra.
5. Completá los datos del receptor: el mismo cliente de la factura original.
6. En comprobantes asociados, cargá la factura que anulás: tipo, punto de venta y número exactos.
7. Cargá los conceptos y los importes a revertir: el total si anulás toda la factura, o sólo lo que corresponde si es parcial.
8. Confirmá. ARCA le da CAE a la nota de crédito y la factura queda compensada.

Los nombres de las pantallas de ARCA cambian de vez en cuando; la lógica no: mismo punto de venta, misma letra, mismo cliente y la factura asociada.

5. ¿Anulación total o parcial?

Total: la nota de crédito va por el mismo importe que la factura. Es lo que corresponde cuando la venta no se hizo o la factura salió con un dato mal (por ejemplo, la letra o el cliente equivocado). En ese caso, después de anularla emitís la factura correcta.

Parcial: la nota de crédito va sólo por lo que se devolvió o se bonificó. La factura original sigue valiendo por la diferencia, y una misma factura puede tener más de una nota de crédito parcial.

6. Errores comunes

• Letra distinta: una NC B contra una Factura A no compensa nada. Tiene que ser la misma letra.
• Otro punto de venta: la nota de crédito tiene que salir del mismo punto de venta que la factura.
• Sin factura asociada: la RG 4540 exige indicarla: es lo que dice qué factura se está ajustando.
• Fuera de plazo: pasaron más de 15 días corridos desde la devolución o el error.
• Usar una nota de débito para anular: la nota de débito suma (intereses, diferencias de precio a favor tuyo); no sirve para anular.

7. Cómo se anula con Key

En Key no tenés que armar la nota de crédito a mano: sale de la devolución. En Facturas, abrís el menú de la factura y tocás Devolver (también podés empezar desde el detalle de la venta o desde Mi Turno). Marcás qué productos vuelven y cuántos; Key te dice si la devolución es total o parcial.

Al confirmar, Key le pide la nota de crédito a ARCA con la misma letra que la factura, del mismo emisor y ya asociada a la factura original. En el mismo paso los productos vuelven al stock y queda registrado el reintegro: si es en efectivo sale de la caja, y también puede quedar como saldo a favor en la cuenta corriente del cliente. Si ARCA no responde, la nota de crédito se reintenta sola cada diez minutos.

Si la factura todavía no tenía CAE (un borrador o un comprobante rechazado), no hace falta nota de crédito: en Facturas aparece Anular y se descarta. Está todo explicado con capturas en la guía de cómo hacer una devolución.

Para el panorama completo (qué es el CAE, los tipos de comprobante y las vías oficiales para emitir) está la guía de facturación electrónica en Argentina.

Aviso: este artículo es informativo y se basa en normativa pública vigente. No sustituye el consejo de un contador matriculado ni de la propia ARCA.